Volksbank administreaza digital 8,5 milioane de pagini de documente cu Xerox DocuShare

Soluţia de centralizare, inventariere şi scanare a contractelor de credite Volksbank România a fost implementată de Iron Mountain, banca reuşind acum să acceseze şi să gestioneze digital documentele prin intermediul soluţiei DocuShare de la Xerox.

Prin definiţie, în domeniul bancar, valoarea documentelor este imediat cuantificabilă, iar administrarea acestora în condiţii de eficiență şi siguranță este esențială. La Volksbank, nevoia gestionării digitale a documentelor a venit în momentul în care contractele de creditare încheiate de bancă însumau 8,5 milioane de pagini.

Mai mult decât o simplă măsură internă, centralizarea, inventarierea şi transferarea imensei arhive de documente contractuale a băncii într-o bază de date uşor de utilizat a vizat şi o îmbunătăţire a relaţiei cu clienţii, banca urmărind reduceri semnificative ale timpului de reacţie faţă de aceştia.

Ca parte a proiectului, sortarea, inventarierea şi transferul arhivei istorice a băncii în variantă digitală, toate realizate de Iron Mountain, au avut un termen foarte scurt – mai puțin de şase luni – şi condiţii foarte stricte în ceea ce privește menţinerea acurateţii datelor (99,8% acurateţe pentru informaţia procesată).

'În cooperare cu partenerul nostru Iron Mountain, Xerox România a realizat o evaluare a proceselor de business în lucrul cu documentele, iar soluția dezvoltată a ţinut cont de nevoile specifice ale băncii,' a explicat Simona Țăndărică, Strategic Account Manager Xerox România şi Republica Moldova.

Xerox DocuShare este o aplicaţie de tip web de scanare şi administrare a documentelor, ce permite tuturor companiilor să implementeze o soluţie performantă de management al conţinutului pentru un mai bun control al documentelor, o colaborare optimă şi productivitate personală.

În cazul Volksbank, utilitatea soluţiei apare acum atât în procesul iniţial de verificare şi aprobare a dosarelor clienţilor, cât şi ulterior, în faza de urmărire a acestora. În ambele situaţii, existenţa unei arhive digitale, securizate, cu acces controlat, permite o mai mare flexibilitate şi timp redus de răspuns pentru client.

'Din punctul nostru de vedere, proiectul a avut obiective foarte clare, referitoare la un control mai bun al costurilor în administrarea documentelor, odată digitizate, o creştere a eficienţei de lucru şi implicit a productivităţii, pe lângă obiectivele evidente legate de transferarea în condiţii de securitate şi acurateţe a arhivei noastre în format digital,' afirmă Alexandra Frunză, Head of Communication Volksbank România. „Cu ajutorul soluţiei Xerox DocuShare, angajaţii noştri au acces instantaneu la orice document din arhivă, modificările efectuate sunt uşor de urmărit şi de verificat, procesarea dosarelor este mai rapidă şi mai comodă'

Xerox DocuShare suportă toate tipurile de fişiere, de la documente scanate la documente şi mesaje electronice, permiţând indexarea rapidă pentru căutarea şi recuperarea uşoară a fişierelor. Administrarea eficientă a conținutului este dublată de un suport optim pentru colaborare (atât pe partea căilor de accesare a bazei de date cât şi datorită sistemelor de notificări şi alerte sau a direcţionării automate a conţinutului pentru verificare) şi de existența mai multor niveluri de securitate, capabile să oglindească procesele de business din interiorul oricărei organizații.

'Pentru noi este foarte important ca soluţia integrată de arhivare să fie personalizată pe nevoile specifice ale clientului şi să ofere o flexibilitate sporită în administrarea internă a documentelor digitale, de aceea am ales să colaborăm cu Xerox România pentru acest proiect', spune Cristian Bilan Country Manager Iron Mountain Romania şi Serbia. „Implementarea unor servicii de administrare digitală a documentelor presupune respectarea unui nivel ridicat de siguranţă şi acurateţe în procesarea datelor, mai ales când compania este o bancă de talia Volksbank. Pot spune că designul procesului de arhivare, expertiza noastră şi soluţia Xerox DocuShare fac echipă bună', încheie Cristian Bilan.

***

Xerox România şi Republica Moldova este subsidiară a companiei Xerox, având o activitate pe piaţa locală de 40 de ani. Compania oferă servicii complete de management al documentelor pentru clienţii săi, asigurând un set de beneficii precum reducerea costurilor, preluarea riscurilor de către Xerox şi optimizarea proceselor de business care includ documente. Alături de cei 5 distribuitori, 24 de concesionari şi peste 200 de reselleri autorizaţi, Xerox România şi Republica Moldova oferă atât companiilor, cât şi clienţilor individuali soluţii, echipamente şi media de tipărire pentru administrarea eficientă a documentelor.

Pentru mai multe informaţii, vizitaţi www.xerox.ro

Tags: xerox documentelor administrarea docushare digital romania volksbank documente

  Tehnologii in premiera si demonstratii live, la standul Xerox de la IT Congress

  Catalin Bogdan, noul Services & Strategic Accounts Operations Director Xerox Romania

  Studiu Xerox: Informatiile confidentiale sunt expuse riscului, chiar si atunci cand exista politici de protectie a datelor

  Xerox face demonstratii live in magazinele Flanco, cu cele mai mici si accesibile echipamente

  Cristian Petrescu, noul Technology & Channels Director - Xerox Romania

  Xerox lanseaza in Romania solutia de imprimare mobila PrintBack

  Xerox, in topul celor mai inovatoare companii, cu un numar record de brevete de inventie

  Marius Persinaru, noul Chief Commercial Officer in cadrul managementului regiunii Xerox CIT

  Xerox lanseaza hartia Recycled Pure, fabricata 100% din materiale reciclate

  Gartner Inc.: Xerox, lider mondial pe segmentul serviciilor de imprimare, raportat la cota de piata